İş iletişiminde video konferansın artan kullanımı, sanal toplantı görgü kurallarının önemine yeni bir odaklanma getirdi. Teknik gaflar, sesli gecikmeler ve Zoom ve Microsoft Teams gibi platformlar aracılığıyla iş arkadaşlarınızla buluşmanın diğer yönleri arasında, sahte pas yapmak için birçok fırsat var. Bazıları kaçınılmaz olabilir, ancak diğerleri meslektaşlarınızı, müşterilerinizi veya patronunuzu teknik bilginizi ve hatta profesyonelliğinizi sorgulamaya yönlendirebilir.
Bu nedenle, video konferans görgü kurallarıyla ilgili en iyi uygulamalardan haberdar olmak, kariyeriniz için hayati önem taşıyabilir. Sorunlardan kurtulmanıza yardımcı olacak 14 ipucumuz var:
1. Her şeyin önceden çalıştığından emin olun
Teknik zorluklarla başa çıkmak, video konferansta ortak bir evcil hayvan çilesidir. Bundan mümkün olduğunca kaçınmaya yardımcı olmak için, sanal toplantı başlamadan önce her şeyin düzgün çalıştığından emin olmak için teknolojinizi (bilgisayar, uygulamalar, kamera ve mikrofon) test edin. Bir toplantının başlamasını geciktirmek istemezsiniz çünkü kimse sizi göremez veya duyamaz.
2. Organize olun
Bir video konferans toplantısına liderlik ediyorsanız, gündeme sadık kalın. Çevrimiçi bir toplantıda konuyu saptırmak özellikle kolaydır, çünkü uzaktan çalışan insanlar genellikle yemek odalarından veya oturma odalarından aradıkları için doğası gereği daha gayri resmi görünebilirler. Verimlilik ve odaklanma adına gündem maddelerini sınırlandırmaya çalışın ve önceden katılımcılara gönderin.
3. Ekrana hazır olun
Tam zamanlı veya haftada birkaç gün evden çalışanlar için, bunun en iyi yanlarından biri daha rahat giyinebilmektir. Ancak görüntülü toplantılar çok hafife alınmamalıdır. Muhtemelen bir takım elbiseye ihtiyacınız yoktur (yönetici değilseniz veya biriyle buluşmuyorsanız), ancak profesyonel, temiz giysiler giyin ve görüntülü toplantınız başlamadan önce aynadaki görünümünüzü kontrol edin. Söylediklerinizden hiçbir şeyin dikkat çekmesini istemezsiniz. Bir bonus olarak, tıpkı ofisteki bir gün için yaptığınız gibi, sabahları iş gününe hazırlanmak, üretken bir zihniyete sahip olmanıza yardımcı olabilir. Ve video konferans görgü kuralları, yukarıdan aşağıya profesyonelce giyinmeyi gerektirir, ancak eşofmanlı profesyonel bir gömlek giyiyorsanız, ayağa kalkmadan önce toplantıdan tamamen çıkmayı unutmayın.
4. Arka planınızı kontrol edin
Görüntülü toplantılar için en iyi arka plan, dikkat dağıtıcı olmayacak nispeten boş bir arka plandır. Arka planda kirli bulaşık veya çamaşır yığını olmadığından emin olmak için kontrol edin. Birçok sanal toplantı platformu, gerekirse arka planı değiştirmenize veya bulanıklaştırmanıza olanak tanır. Ayrıca, insanların sizi net bir şekilde görebilmeleri için aydınlatmanın yeterli olup olmadığını kontrol edin.
5. Açıkça konuşun
Çevrimiçi toplantılarda sözlerinizi telaffuz edin ve yavaş konuşun. Ev internet bağlantı kalitesi, cihazların güvenilirliği gibi değişebilir. Birisi konuşurken genellikle küçük bir gecikme olduğunu unutmayın, bu nedenle bir soru sorduktan veya birinin yanıtını dinledikten sonra duraklayın. Diğer konuşmacıları istemeden kesintiye uğratmak çok kolaydır.
6. Kameraya bakın
Sanal toplantılar sırasında ekranınızda görülecek çok şey var: kendinizin ve iş arkadaşlarınızın görüntüleri, ana sunum veya katılımcılar arasındaki metin tabanlı sohbetin devam eden bir dökümü. Ekran dışında, evde dolaşan bir partneriniz veya çocuklarınız olabilir. Ama dikkatin dağılmasın. Konuşurken ve dinlerken kameraya bakarak toplantıdaki diğer kişilerle “göz teması” kurun.
7. Kişisel düzeyde bağlanmaya çalışın
Empati göstermek ve sadece iş arkadaşları olarak değil, insan olarak bağlantı kurmak önemlidir. Sanal toplantılara liderlik eden yöneticiler, herkesin nasıl olduğunu görmek için başlangıçta (veya sonunda) bir süre oluşturmak isteyebilir.
8. Sakin bir yer bulun (mümkünse)
İdeal olarak, kapıyı kapatabileceğiniz, trafiğin az olduğu bir odada olacaksınız. Görüntülü toplantınız için tam bir gizlilik sağlayamıyorsanız, evinizin diğerlerinin olma olasılığının daha düşük olduğu bir alanı seçin. Oda arkadaşlarına, önemli kişilere veya çocuklara bir çalışma toplantısına katılacağınızı ve bu süre zarfında onlarla konuşamayacağınızı açıklayın. Mümkünse evcil hayvanları ayrı bir odaya koyun. Ve bilgisayarınızdaki ve kişisel cihazlarınızdaki bildirimleri kapatmayı unutmayın.
9. Sessiz düğmesini kullanın
O sessiz yeri bulamıyor musun? Toplantıları sessize alın. Ve konuşmadığınız zamanlarda mikrofonu sessize alın ki insanlar bahçeden her sincap geçtiğinde köpeğinizin havlamasını duymadan konuşabilsin.
10. Ekranınızı paylaşırken dikkat edin
Bir sanal sırasında ekranınızı paylaşıyorsanız, katılımcıların neden bahsettiğinizi görmesini kolaylaştırmak için açtığınız pencere ve sekme sayısını en aza indirin. Paylaşmak istemediğiniz belgeleri kapattığınızdan ve sunum yaparken gelen tüm mesajlaşma bildirimlerini geçici olarak devre dışı bıraktığınızdan emin olun. Bazı video konferans platformları, ekranınızdaki her şey yerine yalnızca tek bir pencereyi paylaşmanıza izin verir, bu nedenle mümkünse bu seçeneği kullanın.
11. Katılımcı listesini sınırlayın
Görüntülü görüşme yorgunluğu. Toplantıyı ayarlıyorsanız, yalnızca gerçekten katılması gerekenleri davet edin. Daha küçük gruplar, görüntülü aramalarda genellikle daha ilgili ve üretkendir.
12. Dikkatlice mesaj atın
Çevrimiçi toplantılar sırasında bireysel katılımcılara mesaj gönderirken dikkatli olun. Toplantı sırasında biri hakkında şikayet ediyorsanız (ki bunu riske atmamalısınız) ve yorumunuz yanlışlıkla yanlış kişiye veya tüm gruba giderse, mesleki itibarınızın yanı sıra ilişkilere de zarar verebilirsiniz.
13. Çoklu görev yapmayın
İyi sanal toplantı görgü kuralları, haberleri, sosyal medyayı, e-postaları, metinleri veya acil olmayan herhangi bir şeyi kontrol etme eğilimine direnmek anlamına gelir. Bir katılımcının görüntülü toplantı sırasında dikkatini vermediği oldukça açıktır. Ayrıca kimsenin sizi yemek yerken görmek veya duymak istemediği evrensel bir gerçektir. Öğle yemeği vakti olsa bile, sandviçi veya atıştırmalıkları sonraya saklayın.
14. Yerinde kal
Toplantıya bir mobil cihazda katılırsanız, etrafta dolaşmaktan veya çok fazla hareket etmekten kaçının; bu, fark ettiğinizden daha fazla ses çıkarabilir ve diğerlerini şaşırtabilir. Mümkünse cihazınızı sabit bir yere koyun ve kıpırdamamaya çalışın.
Video konferans görgü kuralları hakkında son bir tavsiye: Çevrimiçi toplantılar sırasında meslektaşlarınıza karşı nazik ve sabırlı olmayı unutmayın. Videoda olmak söz konusu olduğunda, insanlar farklı rahatlık ve uzmanlık seviyelerine sahiptir. Gerektiğinde biraz teknik yardım veya güvence sunmak, aynı yerde olmasanız bile herkesin desteklendiklerini ve ekibin bir parçası olduklarını hissetmelerine yardımcı olabilir.
Yorum Gönder